문서의 비교ㆍ병합 ① 개념

전    체    목    차

• 1. 개념
  • 1.1 비교·병합 기능의 구분
  • 1.2 문서 병합 기능 사용의 어려움
  • 1.3 구별 기능 - 문서 삽입을 통한 병합
• 2. 사용방법
  • 2.1 기능 설정
  • 2.2 보기
• 3. 사용례
  • 3.1 변경 내용 추적을 적용하지 않고 수정한 문서의 변경 내용을 확인할 때
  • 3.2 여러 사용자가 차례대로 수정한 내용을 하나의 변경 내용으로 합칠 때
  • 3.3 여러 사용자가 차례대로 수정한 내용을 하나의 변경 내용으로 합칠 때 & 수정 전의 종전 변경 내용은 그대로 남겨두어야 할 때
  • 3.4 여러 사용자가 각자 수정한 내용을 하나의 문서로 합칠 때

1. 개념

1.1 비교·병합 기능의 구분

문서의 비교(Compare)과 병합(Combine) 기능은 한 문서의 서로 다른 버전의 차이를 변경 내용(Markup)으로 표시하는 것입니다. 다른 버전 간 차이를 표시하는 것이 기본 목적이나, 사후적으로 작성자를 변경할 수 없는 변경 내용 추적 기능(Track Change)에서 작성자를 변경하는 방법으로도 사용됩니다.

문서 비교 기능은 원본을 기준으로 수정본에서 변경한 내용을 표시합니다. 수정본은 사용자 1명이 수정한 것일 수도 있고, 사용자 1, 2, 3, 4가 순차대로 수정한 것일 수도 있는데, 비교 기능은 모든 변경 내용은 1명의 변경 내용으로 표시합니다. 또한 원본, 수정본의 변경 내용은 모두 적용된 상태에서 문서 비교가 이루어 집니다.

문서 병합 기능은 여러 사용자가 하나의 원본을 각자 수정한 경우, 각 변경 내용을 하나의 문서로 합치는 기능입니다. 합쳐지는 변경 내용의 작성자는 종전의 여러 명 작성자 그대로 표시됩니다.

문서 비교와 병합 기능의 차이는 쉽게 '종전의 변경 내용을 남기는지 여부'로 구분하면 됩니다.

이 같은 문서 비교·병합 기능을 거쳐 작성자를 변경하더라도 메모(Comment)는 같이 변경되지 않습니다. 따라서 [3.2], [3.3] 사례와 같이 작성자를 1명으로 합치더라도 메모의 작성자는 따로 변경해야 합니다.

1.2 문서 병합 기능 사용의 어려움

문서 비교 기능은 개념을 쉽게 이해할 수 있고 실제로도 간단히 사용할 수 있으나, 문서 병합 기능은 실제 사용하기가 까다롭습니다.

문서 비교 기능은 변경 내용의 우열이 있습니다. 즉, 수정본의 변경 내용이 최종적으로 보이는 내용이라는 점은 명확합니다. 이에 반해 문서 병합 기능은 기본적으로 종전의 변경 내용을 각각 합치는 것이어서 내용 간 우열이 없을 때 병합한 결과물이 부자연스러울 때가 있습니다. 가령 원본의 'OOO'라는 문구 옆에 B1이 '111'라는 문구를 삽입하고, B2가 다른 별도의 수정본에서 '222'라는 문구를 삽입한 경우, 어느 한 쪽에 우위가 없으므로 병합본은 'OOO222111'로 표시됩니다.

사실 이 문제는 사람이 정리해야 할 성질의 것입니다. 변경 내용이 단순히 병렬적으로 합쳐진 경우, 결국 개별 이용자가 문맥이나 작성자 간의 서열 등을 고려하여 우열을 만들어서 정리해야 합니다(인공지능인간지능). 이 문제는 주로 "병합하고자 하는 여러 수정본의 변경 내용이 중첩되는 경우"에 발생합니다.

또한 문서 병합 기능은 기본적인 사용례 자체가 여러 수정본을 차례대로 쌓아서 병합[3.4]하는 것이어서, 그 사용 자체도 상당히 복잡한 편입니다.

따라서 문서 병합 기능은 사용하기도 어렵고 별로 효용도 없습니다. 여러 사용자가 동시에 수정해야 할 문서이면 동시편집을 지원하는 프로그램을 사용하거나, OneDrive에서 문서를 공유한 후 각자 수정하면 됩니다.

1.3 구별 기능 - 문서 삽입을 통한 병합

문서를 삽입하는 방법으로도 문서를 병합할 수 있습니다. 삽입을 통해 병합(Merge)하면 종전의 변경 내용은 무시된 채 문서의 내용 전부가 붙여지는 것이어서 사실 Ctrl+C, V와 같은 것입니다. 이 포스트에서 설명하는 문서 병합(Combine)과는 다른 기능이고, 여러 문서를 복사, 붙여넣어야 할 때 해당 문서를 일일이 열지 않고 몇 번의 클릭으로 가능하다는 점에서 Ctrl+C, V에 비해 유용합니다.

간단히 사용방법을 설명하도록 하겠습니다. B1, B2, B3가 상고이유서 제1점, 제2점, 제3점을 각각 작성하고 이를 하나의 문서를 병합하려는 경우 ① 제1점 파일을 열어 제2점과 제3점을 삽입한 위치를 클릭한 후, 삽입 탭 > 텍스트 그룹 > 개체 > 파일의 텍스트(T)를 선택하고, ② '파일 삽입' 대화창에서 제2점과 제3점 파일을 차례로 선택하면 됩니다(Ctrl를 누른 상태에서 순서대로 클릭하면 됩니다). 제1점, 제2점, 제3점 파일의 스타일이 동일하다면 제목의 번호(1., 2., 3.)도 순서대로 맞춰집니다.

 

최초 게시일 : 2020. 8. 5.