화면과 다르게 인쇄되는 문제

워드 2013, 2016에서 바탕, 돋움, 굴림, 궁서 등 일부 글꼴을 '굵게'하면 실제 인쇄할 때 글자 폭이 화면보다 미세하게 좁아지면서 전체 줄 수가 달라질 수 있습니다. 인쇄 전 필드 업데이트, 숨겨진 텍스트, 필드코드(목차)는 화면과 다르게 인쇄될 수 있습니다.

목    차

• 1. 화면 = 인쇄 미리보기 ≠ 인쇄
  • 1.1 프린터 드라이버
  • 1.2 인쇄할 때 줄 수가 줄어드는 문제
    • 1.2.1 인쇄할 때 화면보다 글자 폭이 좁아짐
    • 1.2.2 문제가 발생하는 환경
    • 1.2.3 해결방법
  • 1.3 인쇄 전 필드 업데이트
  • 1.4 폰트가 바뀌거나 □ 􏿾로 표시되는 문제
• 2. 화면 ≠ 인쇄 미리보기 = 인쇄
  • 2.1 숨겨진 텍스트
  • 2.2 필드코드, 목차

1. 화면 = 인쇄 미리보기 ≠ 인쇄

1.1 프린터 드라이버

화면과 다르게 인쇄되는 원인으로 주로 프린터 드라이버를 지적하면서 프린터 드라이버를 업데이트하거나 재설치해보라는 답변이 많습니다. 저는 드라이버 재설치로 문제가 해결된 적이 없어서 이 부분에 대한 설명은 생략하겠습니다.

1.2 인쇄할 때 줄 수가 줄어드는 문제

1.2.1 인쇄할 때 화면보다 글자 폭이 좁아짐

프린트하거나 PDF로 변환할 때 중간중간 글자 폭이 좁아지면서 줄이 앞으로 당겨지는 경우가 간혹 발생합니다. 몇 장 짜리 문서라면 큰 문제는 없겠으나, 가령 30장 정도의 준비서면에서 한 줄이라도 앞으로 당겨지면 목차의 페이지 번호와 그림 배치 등이 틀어질 수 있습니다. 특히 이 문제는 실제 인쇄해서 화면과 비교하기 전까지는 인지하기도 어렵습니다.

이 문제는 워드 2013, 2016에서 '바탕' 등 일부 글꼴을 굵게 했을 때 발생합니다.

아래 사례는 본문을 '바탕' 글꼴로 작성하고 중간의 형사소송법 제314조 인용 부분을 굵게 한 것입니다. 자세히 보면 굵게 한 부분은 실제 출력된 것이 화면에 보이는 것보다 미세하게 폭이 더 좁아지면서 글자가 조금씩 앞당겨집니다.

대부분의 경우에는 글자가 조금씩 앞당겨지더라도, 세로드립을 맞춘 것이 아니라면 사실 별다른 문제는 없습니다. 그런데 아래 예시처럼 단락에서 1~2글자만 넘어가 한 줄이 되는 경우(9행) 그 1~2글자가 앞으로 당겨지면 단락의 전체 줄 수가 바뀝니다(9행→8행).

[1.2.A] 바탕 글꼴을 굵게 한 경우 실제 출력하면 폭이 미세하게 좁아집니다.

1.2.2 문제가 발생하는 환경

이 문제가 발생하는 상황은 다음과 같습니다.

○ 사용 환경 : 워드 2013, 2016, 2019(일부)

• Microsoft 365(Office 365)에서는 이 문제가 발생하지 않습니다.
• 워드 2019는 리테일(개인 사용자)에서는 발생하지 않는데 볼륨 라이선스(회사)에서는 발생하기도 했습니다.

○ 폰트 : 바탕, 돋움, 굴림, 궁서, HY 계열 글꼴, 휴먼 계열 글꼴, KoPub 바탕체·돋움체를 굵게 설정했을 때

• 맑은 고딕이나, 고정폭 글꼴인 바탕체, 돋움체, 굴림체, 궁서체에서는 이 문제가 발생하지 않습니다.
• 일부 영어 폰트에서도 같은 문제가 발생한다고 하는데, 어떤 폰트인지는 확인하지 못하였습니다.

1.2.3 해결방법

이 문제는 확실한 해결방법을 찾기 어렵습니다. MS Office 자체를 Microsoft 365로 꾸지 않는 이상 개별 사용자가 해결할 수 없습니다. 기본 제공되는 한글 글꼴 중 이 문제가 발생하지 않는 것은 '맑은 고딕, 바탕체, 돋움체, 굴림체, 궁서체' 정도인데 글꼴 사용을 제한하기도 어렵습니다. 한편으로 다행인 것은, 굵게 설정한 글자가 많아야 줄이 앞당겨지므로 자주 발생하는 상황은 아니라는 것입니다.

원인은 알고 있으니 현실적인 해결방법은, 문서 인쇄 후 문서 끝 부분의 위치를 화면과 비교하여 줄 간격이 앞당겨진 것이 확인되면, 문제가 발생한 부분의 자간(글자 간격)을 약간씩 좁혀서 줄 수를 미리 줄여 놓는 정도일 것입니다.

※ 워드는 한/글과 달리 장평, 자간을 조금씩 조절하는 바로 가기 키가 없어 글꼴 설정 대화상자를 열고 수치로 입력해야 합니다. 장평, 자간을 조절할 일이 많다면 VBA로 한/글처럼 바로 가기 키를 지정하여 편집할 수 있습니다[한/글 Shift+Tab 등 일부 기능 구현을 위한 매크로].

1.3 인쇄 전 필드 업데이트

페이지({PAGE}, {NUMPAGES}, {SECTIONPAGES})나 {STYLEREF} 등의 필드코드는 실시간으로 업데이트되지만, 목차({TOC})나 {LISTNUM} 등은 별도의 업데이트를 하지 않으면 종전 내용이 그대로 유지됩니다. 따라서 목차는 본문의 제목을 변경하였더라도 별도로 업데이트하지 않으면 목차에 변경 내용이 반영되지 않습니다.

{TOC}, {LISTNUM} 등 수동 업데이트가 필요한 필드코드는 ① 해당 필드코드는 선택한 상태에서 우클릭 > 필드 업데이트(U)나 F9를 누르면 업데이트가 됩니다. ② 문서의 전체 필드코드를 한번에 업데이트하기 위해서는 ⓐ Ctrl+A로 전체 문서를 선택한 후 F9를 누르거나, ⓑ 파일 메뉴 > 옵션 > 표시 > 인쇄 옵션 > 인쇄 전 필드 업데이트(F)를 설정해 두면 됩니다. 인쇄전 필드 업데이트는 기본값으로 해제되어 있습니다.

다만 ⓑ 인쇄 전 필드 업데이트는 인쇄 미리보기와 인쇄 사이 단계에서 이루어지기 때문에, 사용자가 마지막으로 본 화면, 인쇄 미리보기와 다르게 인쇄될 수 있습니다. 이 옵션을 켜놓기 보다는 문서 최종 편집 단계에서 수동으로 필드 업데이트를 하는 것을 추천합니다.

[1.3.A] 인쇄 전 필드코드를 업데이트하면 변경된 필드코드를 놓치지 않고 반영할 수 있지만 화면과 다르게 인쇄되는 원인이 될 수도 있습니다.

[1.3.B] 인쇄할 때 목차가 업데이트되면서 선택 대화상자가 열립니다.

1.4 폰트가 바뀌거나 □ 􏿾로 표시되는 문제

워드는 사용자가 지정한 폰트가 실제 설치되어 있지 않으면 다른 유사한 폰트로 대체하여 표시합니다[설치되지 않은 폰트의 처리]. 그러나 인쇄, PDF 변환할 때는 글꼴 정보가 제대로 넘어가지 못해서, 모양이 많이 다른 맑은 고딕 등으로 표시되거나 □ 􏿾(tofu=두부)등으로 표시되는 경우가 종종 발생합니다.

이 문제는 사용자가 지정한 폰트가 설치되지 않아서 발생하는 것이므로, 문제가 생긴 부분을 다른 글꼴로 변경하거나 그 글꼴을 설치하면 됩니다. 워드에서 제공하는 글꼴 대체 기능을 사용하면 컴퓨터에 설치되지 않은 폰트를 확인하고 다른 폰트로 대체할 수 있습니다[글꼴 대체 기능의 사용].

PDF 변환할 때 워드에서 자체 제공하는 PDF 변환 방법(파일 메뉴 > 내보내기 > PDF/XPS 문서 만들기, PDF 변환, 참고사항 1. PDF 변환 방법)을 쓰면 화면에서 보이는 것처럼 유사한 글꼴로 대체됩니다. 폰트가 깨진 것을 발견하지 못할 수도 있기 때문에, PDF 변환할 때는 가급적 외부 PDF 드라이버를 쓰지 말고 워드 자체 기능을 쓰는 것이 좋습니다.

※ �나 ?로 표시되는 경우는 폰트가 아니라 인코딩 문제입니다. 워드에서는 읽은 파일의 실제 포맷이 확장자와 맞는지, 다른 프로그램에서는 정상적으로 읽을 수 있는지 확인해보면 됩니다.

2. 화면 ≠ 인쇄 미리보기 = 인쇄

워드는 기본적으로 화면에 보이는 것과 동일하게 인쇄됩니다.

화면과 다르게 인쇄하는 옵션이 몇 가지 있기는 한데(옵션의 표시 > 인쇄 옵션 또는 고급 > 인쇄), 기본 설정은 '해제'이고 실제 잘 쓰는 옵션도 아닙니다. 이 옵션을 설정하더라도 인쇄 미리보기에서 확인이 가능합니다. 다만 보통 인쇄 미리보기는 잘 안 보고 인쇄를 누르기 때문에 이 옵션이 설정되어 있으면 나중에 좀 당황스러울 수도 있습니다. 몇 가지 경우를 설명합니다.

2.1 숨겨진 텍스트

텍스트를 숨겨진 텍스트(Ctrl+Shift+H)로 지정하면 점선 밑줄이 그어진 텍스트로 표시되고, 서식 기호가 안 보이는 상태(Ctrl+Shift+8)에서는 화면에서도 보이지 않고 인쇄도 되지 않습니다. 다만 파일 메뉴 > 옵션 > 표시 > 인쇄 옵션 그룹 > 숨기진 텍스트 인쇄(X)가 설정되어 있으면 화면에서 보이지 않는 숨겨진 텍스트가 인쇄됩니다.

[2.1.A] 숨겨진 텍스트를 화면에 표시할지, 화면 표시 여부와 상관없이 인쇄할지를 설정할 수 있습니다.

기본 설정은 '해제'이고, 숨겨진 텍스트는 공간을 차지하기 때문에 보이기/숨기기에 따라 텍스트 레이아웃이 많이 달라져서 비교적 쉽게 문제점을 파악할 수 있습니다.

숨겨진 텍스트에 관한 자세한 내용은 [서식 기호(편집 기호) 5. 숨겨진 텍스트]를 참고하기 바랍니다.

2.2 필드코드, 목차

목차, 페이지 번호 등은 필드코드는 {TOC}, {PAGE}와 같은 코드로 입력되어 있지만, 화면과 인쇄에는 실제 계산된 값이 나옵니다. 필드코드는 선택하면 검은색 역상으로 표시되고, 필드코드 보기/숨기기(Alt+F9)를 반복하여 눌러보면 필드코드가 있는지 쉽게 알 수 있습니다.

[2.2.A] 필드코드는 이렇게 화면에 보이거나 인쇄됩니다.

필드코드가 인쇄된다면, 대부분은 필드코드 보기 상태(Alt+F9)에서 출력했을 가능성이 높습니다. 다만 필드코드가 화면에서는 보이지 않는 상태라면, 파일 메뉴 > 옵션 > 고급 > 인쇄 그룹 > 값 대신 필드 코드 인쇄(F)가 설정되어 있는지를 확인하면 됩니다(기본은 해제 상태입니다).

[2.2.B] 값 대신 필드 코드 인쇄(F)가 설정되어 있으면 필드코드가 항상 코드로 인쇄됩니다.

 

※ 수정 이력

• 최초 게시 : 2020. 8. 6.
• [2. 화면 ≠ 인쇄 미리보기 = 인쇄] 추가 : 2020. 12. 7.